Quest’anno ricorrono i 60 anni del Trofeo Bonfiglio – Internazionali d’Italia Juniores. E noi di GAME, che dal 2012 lavoriamo a fianco del Tc Milano Alberto Bonacossa nella comunicazione dell’evento, quest’anno abbiamo scelto di comunicare l’evento così…
Il Trofeo Bonfiglio è un evento. Lo è per i tantissimi appassionati e addetti ai lavori di tennis e anche per chi si è approcciato da poco a questo sport. Perché? Lo abbiamo detto e ripetuto mille volte: perché tutti i migliori sono passati da qui.
Qui dove? I campi del Tc Milano A. Bonacossa.
Noi di Game abbiamo il privilegio di occuparci della comunicazione e promozione del Trofeo Bonfiglio ormai dal 2012. Un anno speciale, quello in cui Gianluigi Quinzi ruppe il lungo digiuno di vittorie italiane sui campi milanesi. Sarà un caso. O forse no.
Ma quello che conta è il futuro prossimo. Già, perché quest’anno il Trofeo Bonfiglio compie 60 anni. E noi intendiamo promuovere questo evento nell’evento mettendo in campo (è proprio il caso di dirlo) i nostri punti di forza:
- Affidabilità
- Puntualità
- Multicanalità
60 volte Bonfiglio. Come cambia il modo di comunicare
Non ti annoieremo raccontandoti che un evento di simile portata va pensato e sviluppato con mesi d’anticipo. Questo lo sanno tutti. Il punto è che l’evento sportivo – che ogni anno è il cuore della comunicazione, si affianca quest’anno ad un altro evento: quelli dei 60 anni di una manifestazione internazionale che è considerata come il quinto Slam a livello giovanile.
Un evento nell’evento. Appunto.
Prima ancora di pensare alla comunicazione testuale, abbiamo scelto di concentrarci sull’aspetto visual puntando su un rebranding con un nuovo logo che definisce tutta la comunicazione di quest’anno. Ovviamente si tratta di una strategia di immagine coordinata che deve partire dall’armonizzazione del nuovo logo con l’immagine attuale e il suo posizionamento nei materiali di questa edizione 2019.
Prima del torneo: realizzazione materiali, inviti e conferenza stampa
Cosa dobbiamo fare prima dell’inizio del torneo? Organizzare la conferenza stampa non è che una delle azioni di comunicazione necessarie nella prima fase di lavoro.
Oltre alla comunicazione verso la stampa, dobbiamo considerare l’elaborazione di inviti – sia telematici che cartacei – a sponsor, istituzioni e personaggi pubblici. Formalità? Non esattamente. Quando va in scena un evento di portata internazionale come gli Internazionali d’Italia Juniores non ci si può limitare ad inviare una mail di invito in modo indistinto ma, dopo aver definito differenti liste di distribuzione, bisogna elaborare flyer e inviti cartacei (sempre coordinati con l’immagine aziendale) da inviare nel giusto timing a invitati, sponsor, giornalisti, ecc.
In questa fase i tempi sono fondamentali. Perché quando bisogna preparare tutti i materiali (da quelli cartacei fino a gadget, bandiere…) bisogna sempre considerare che le tipografie o comunque le aziende partner potrebbero subire dei ritardi imprevisti.
L’affidabilità dell’agenzia di comunicazione che si occupa della promozione dell’evento si rivela anche da questi che dettagli non sono. Bisogna programmare una roadmap che tenga in considerazione anche eventuali imprevisti di modo da poter garantire al cliente la consegna dei materiali nei tempi previsti.
La conferenza stampa di presentazione del Trofeo Bonfiglio, poi, diventa un momento decisivo.
Durante il torneo: un approccio multicanale dai comunicati ai social a…
Quando la parola passa al campo, il nostro lavoro deve cambiare. Il web è i social hanno rivoluzionato il nostro lavoro, quindi pensare di inviare a fine giornata un comunicato “scolastico” con tutti i risultati non può bastare per fare notizia. I social ci offrono la grande opportunità di raccontare storie, notizie e curiosità in tempo reale. Perché non approfittarne?
Facebook e Instagram sono le piattaforme social più utilizzare in generale. Lo sono anche dai giovani giocatori (specie Instagram). E così anche noi le utilizziamo quotidianamente per “comunicare” in tempo reale e non perdere nemmeno una curiosità che arriva dai campi, dalla club house o da tutto ciò che ruota intorno all’evento.
Un approccio multicanale che comprende sia i media tradizionali che i nuovi media e che spazia dai contenuti al visual. Ci sono i risultati, certo, ma ci sono soprattutto le storie e i contenuti più “notiziabili” da giornali, tv, radio e web. Materiali di alta qualità corredati da foto professionali e altri contenuti che mettiamo a disposizione dei media e degli addetti ai lavori.
Materiali esaustivi, certo, ma quando parliamo di affidabilità e puntualità, intendiamo fornire un’assistenza completa a tutti quei professionisti della comunicazione che intendono approfondire determinate notizie e all’organizzazione del torneo nel momento in cui ci sono esigenze specifiche da veicolare tramite gli organi di informazione.
Dopo il torneo: tempo di risultati in campo e fuori con organizzazione e sponsor
Diciamo la verità, alcune agenzie di comunicazione, terminato l’evento… Spariscono. Ma il lavoro – almeno per noi – non finisce con la premiazione dopo la finale. Oggi sul web si utilizzano i KPI (Key performance indicator) per misurare i risultati ottenuti. E quando uno lavora bene, i risultati sono motivo d’orgoglio e non vanno certo nascosti…
Così preparariamo una rassegna stampa conclusiva. Badate bene, non si tratta della solita “mazzetta” con fotocopie di ritagli di giornali e quant’altro, ma un documento redatto e impaginato correttamente che, prima ancora delle “uscite”, fa un analisi del pubblico raggiunto e dei risultati ottenuti.
Un documento prezioso sia per l’organizzazione (ovviamente) che per gli sponsor.
Già, gli sponsor. In campo sportivo e non solo, se un evento nasce e cresce, il merito è anche loro. E così, quando anche gli sponsor riceveranno la loro copia della nostra rassegna stampa potranno “toccare con mano” la visibilità che hanno avuto durante l’evento: dalle foto del loro logo sui cartelloni dietro ai giocatori in azione pubblicate su tutti i maggiori media italiani e internazionali alla copertura degli eventi collaterali al torneo che molti brand organizzano a margine degli incontri.
Non esistono comunicati stampa preconfezionati. Il mondo dello sport è bello perché nel giro di pochi minuti tutto può cambiare. Tutto ma proprio tutto. Anche quello che pensavi sarebbe stato il focus della tua comunicazione quotidiana. Per questo maciniamo chilometri (davvero, li abbiamo misurati col contapassi) tra le postazioni pc e i campi.E’ a bordo campo che passiamo la maggior parte del nostro tempo, correndo da un rettangolo di terra battuta all’altro.
I giocatori in campo corrono più veloci di noi (hanno tutti meno di 18 anni!) ma noi facciamo del nostro meglio per tenerci in forma così 😉
Conclusione
Potremmo andare avanti ancora elencando tutte le azioni specifiche che mettiamo in atto abitualmente durante i tornei che seguiamo. Oppure parlare di quelle che stiamo programmando per questo Trofeo Bonfiglio numero 60. Ma il punto è la strategia.
A fare la differenza è, per forza, la strategia.
Ogni torneo è unico. Ogni luogo è unico così come ogni edizione è particolare: la nostra strategia di comunicazione e promozione deve essere solida e collaudata, ma deve sapersi anche adattare alle particolarità che ogni torneo porta con sé.
Noi di GAME ci siamo. Questo Bonfiglio 60 per noi è già cominciato da un pezzo. Che dire, vi aspettiamo a bordo campo!
